Содержание
Апостиль ставят не на всё. Есть перечень документов, которые к апостилированию не примут в принципе, и узнать об этом лучше до того, как вы оплатите услугу и отправите оригиналы за тысячу километров. Ниже перечень из пункта 3 Правил проставления апостиля (приказ от 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5) и решение для каждого пункта.
Источник: Правила проставления апостиля – приказ от 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 · актуально на 2026
Паспорт и другие документы о личности
Апостиль не ставят на оригиналы документов, которые удостоверяют личность и подтверждают гражданство Украины, а также на документы, подтверждающие специальный статус человека.
Что делать: такие документы принимают на апостилирование в виде нотариально заверенных копий. Сначала нотариус, потом апостиль.
Свидетельства советского образца
Оригиналы документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, к апостилированию на территории Украины не принимают. Исключение прописано отдельно: документы об образовании и учёных званиях, выданные УССР. То есть советский диплом апостилировать можно, а советское свидетельство о рождении нельзя.
Что делать: заказать в ДРАЦС повторное свидетельство или выписку из реестра и апостилировать уже её. Истребование документов через портал Дія: пошлина составляет 0,51 грн за повторное свидетельство и 73 грн за выписку, обработка занимает 3 рабочих дня. На полученные повторные документы можно поставить апостиль.
Почему именно советское свидетельство не апостилируют и что делать вместо этого, мы разобрали в отдельной статье.
Документы украинских консульств
Апостиль не ставят на документы, выданные заграничными дипломатическими учреждениями Украины.
Что делать: ничего. Такие документы в апостиле не нуждаются, потому что Гаагская конвенция на них не распространяется. Например, свидетельство, выданное консульством Украины в Германии, немецкие органы принимают без апостиля вообще.
Переписка, разъяснения, выписки из реестра прав
Не апостилируют нормативно-правовые акты, разъяснения и правовые выводы об их применении, а также документы, имеющие характер переписки. Не предусмотрен апостиль и на информации из Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество: она выдаётся на обычных листах А4 без специальных бланков.
Что делать: прямой замены здесь нет. Заранее уточните у принимающей стороны, в каком виде она готова принять эти сведения.
Правило о копиях, про которое забывают
Копии документов из сферы образования и науки апостилируют только после того, как апостиль уже стоит на оригинале. По документам ЗАГС правило похожее: нотариус заверяет копию для использования за границей только после того, как оригинал легализован или апостилирован. Поэтому копия не спасает там, где оригинал апостилировать нельзя.
Исключения Гаагской конвенции: дипломатические и коммерческо-таможенные документы
Статья 1 Гаагской конвенции прямо выводит из-под апостиля две категории: документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, и административные документы, непосредственно касающиеся коммерческих или таможенных операций (например, таможенные декларации, инвойсы, отдельные сертификаты происхождения). Для дипломатических/консульских бумаг апостиль не предусмотрен самой конвенцией. Для коммерческо-таможенных документов обычно применяют другой путь – заверение через Торгово-промышленную палату и, при необходимости, консульскую легализацию согласно требованиям страны назначения.
Украинская практика: ламинат, отсутствующая печать, простые копии
На практике апостиль не примут, если оригинал заламинирован – под плёнкой невозможно проверить подлинность печати и подписи, поэтому сначала выдают дубликат (например, повторное свидетельство через ЗАГС). Так же откажут, если на документе нет официальной печати или подписи либо это простая, нотариально не заверенная фотокопия. Старые (до 1991 г.) или изношенные свидетельства обычно тоже требуют свежего повторного свидетельства через ЗАГС. Свидетельства о рождении, браке и смерти апостилируются через Минюст.
Документы для стран вне Гааги: консульская легализация
Если страна назначения не присоединилась к Гаагской конвенции, апостиль для неё не действует – нужна консульская легализация (Минюст/МИД → посольство соответствующей страны), а для коммерческих бумаг часто ещё и заверение в Торгово-промышленной палате. Например, ОАЭ не являются участником конвенции, поэтому документы для ОАЭ легализуют консульским путём. При этом членство стран меняется: Китай присоединился к Гаагской конвенции с 07.11.2023, поэтому документы для Китая теперь апостилируют, а не легализуют консульски (это недавнее изменение, которое многие сайты подают неверно); Канада присоединилась с 11.01.2024. Перед подачей всегда сверяйте актуальный статус страны.
Не уверены, можно ли апостилировать ваш документ – пришлите фото, и мы подскажем решение и оформим апостиль или легализацию под вашу страну.
Если документ не принимают на апостиль, это почти всегда решается: ламинат и устаревшие бланки заменяют дубликатом, простые копии – нотариально заверенными, а для стран вне Гаагской конвенции оформляют консульскую легализацию. Точный маршрут зависит от вида документа и страны назначения, а статус стран периодически меняется, поэтому окончательные требования стоит сверять с соответствующим органом (Минюст, МОН, МВД, МИД). Пришлите нам фото документа – подскажем корректный путь без лишних шагов.
