Зміст
Апостиль ставлять не на все. Є перелік документів, які до апостилювання не приймуть у принципі, і дізнатися про це краще до того, як ви оплатите послугу і відправите оригінали за тисячу кілометрів. Нижче перелік з пункту 3 Правил проставлення апостиля (наказ від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5) і рішення для кожного пункту.
Джерело: Правила проставлення апостиля – наказ від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 · актуально на 2026
Паспорт та інші документи про особу
Апостиль не ставлять на оригінали документів, які посвідчують особу та підтверджують громадянство України, а також на документи, що підтверджують спеціальний статус людини.
Що робити: такі документи приймають на апостилювання у вигляді нотаріально засвідчених копій. Спочатку нотаріус, потім апостиль.
Свідоцтва радянського зразка
Оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, до апостилювання на території України не приймають. Виняток прописаний окремо: документи про освіту та вчені звання, видані УРСР. Тобто радянський диплом апостилювати можна, а радянське свідоцтво про народження ні.
Що робити: замовити в ДРАЦС повторне свідоцтво або витяг з реєстру і апостилювати вже його. Витребування документів через портал Дія: мито становить 0,51 грн за повторне свідоцтво і 73 грн за витяг, обробка триває 3 робочих дні. На отримані повторні документи можна поставити апостиль.
Чому саме радянське свідоцтво не апостилюють і що робити замість цього, ми розібрали в окремій статті.
Документи українських консульств
Апостиль не ставлять на документи, видані закордонними дипломатичними установами України.
Що робити: нічого. Такі документи в апостилі не потребують, тому що Гаазька конвенція на них не поширюється. Наприклад, свідоцтво, видане консульством України в Німеччині, німецькі органи приймають без апостиля взагалі.
Листування, роз'яснення, витяги з реєстру прав
Не апостилюють нормативно-правові акти, роз'яснення та правові висновки щодо їх застосування, а також документи, що мають характер листування. Не передбачений апостиль і на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно: вона видається на звичайних аркушах А4 без спеціальних бланків.
Що робити: прямої заміни тут немає. Заздалегідь уточніть у приймаючої сторони, в якому вигляді вона готова прийняти ці відомості.
Правило про копії, про яке забувають
Копії документів зі сфери освіти і науки апостилюють лише після того, як апостиль уже стоїть на оригіналі. По документах ДРАЦС правило схоже: нотаріус засвідчує копію для використання за кордоном тільки після того, як оригінал легалізований або апостильований. Тому копія не рятує там, де оригінал апостилювати не можна.
Винятки Гаазької конвенції: дипломатичні та комерційно-митні документи
Стаття 1 Гаазької конвенції прямо виводить з-під апостиля дві категорії: документи, видані дипломатичними чи консульськими агентами, та адміністративні документи, що безпосередньо стосуються комерційних або митних операцій (наприклад, митні декларації, інвойси, окремі сертифікати походження). Для дипломатичних/консульських паперів апостиль не передбачено самою конвенцією. Для комерційно-митних документів зазвичай застосовують інший шлях – засвідчення через Торгово-промислову палату та, за потреби, консульську легалізацію відповідно до вимог країни призначення.
Українська практика: ламінат, відсутня печатка, прості копії
На практиці апостиль не приймають, якщо оригінал заламінований – під плівкою неможливо перевірити справжність печатки й підпису, тому спершу видають дублікат (наприклад, повторне свідоцтво через ДРАЦС). Так само відмовлять, якщо на документі немає офіційної печатки чи підпису або це проста, нотаріально не завірена фотокопія. Старі (до 1991 р.) чи зношені свідоцтва зазвичай теж потребують свіжого повторного свідоцтва через ДРАЦС. Свідоцтва про народження, шлюб і смерть апостилюються через Мін'юст.
Документи для країн поза Гаагою: консульська легалізація
Якщо країна призначення не приєдналася до Гаазької конвенції, апостиль для неї не діє – потрібна консульська легалізація (Мін'юст/МЗС → посольство відповідної країни), а для комерційних паперів часто ще й засвідчення в Торгово-промисловій палаті. Наприклад, ОАЕ не є учасником конвенції, тому документи для ОАЕ легалізують консульським шляхом. Натомість членство країн змінюється: Китай приєднався до Гаазької конвенції з 07.11.2023, тож документи для Китаю тепер апостилюють, а не легалізують консульсько (це нещодавня зміна, яку багато сайтів подають невірно); Канада приєдналася з 11.01.2024. Перед подачею завжди звіряйте актуальний статус країни.
Не впевнені, чи можна апостилювати ваш документ – надішліть фото, і ми підкажемо рішення та оформимо апостиль або легалізацію під вашу країну.
Якщо документ не приймають на апостиль, це майже завжди вирішується: ламінат і застарілі бланки замінюють дублікатом, прості копії – нотаріально завіреними, а для країн поза Гаазькою конвенцією оформлюють консульську легалізацію. Точний маршрут залежить від виду документа й країни призначення, а статус країн періодично змінюється, тому остаточні вимоги варто звіряти з відповідним органом (Мін'юст, МОН, МВС, МЗС). Надішліть нам фото документа – підкажемо коректний шлях без зайвих кроків.
